Tutto quello che devi sapere sulla nuova scadenza annuale, le sanzioni e come evitare errori
Il 2026 segna un cambiamento importante per tutti i fisioterapisti che emettono fatture a pazienti privati. Con il Decreto Legislativo 81/2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 giugno 2025, le regole per l’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria cambiano radicalmente.
In questa guida ti spiegheremo nel dettaglio cosa cambia, quali sono le nuove scadenze, come funzionano le sanzioni e cosa fare se commetti errori.
Cos’è il Sistema Tessera Sanitaria e perché ti riguarda
Il Sistema Tessera Sanitaria (STS) è la piattaforma digitale gestita dal Ministero dell’Economia e delle Finanze che raccoglie i dati delle spese sanitarie sostenute dai cittadini italiani. Questi dati vengono poi utilizzati dall’Agenzia delle Entrate per predisporre la dichiarazione dei redditi precompilata.
Come fisioterapista iscritto all’Albo, hai l’obbligo di trasmettere al Sistema TS i dati di tutte le fatture emesse a persone fisiche (pazienti privati). Questo obbligo è in vigore dal 1° gennaio 2019, come stabilito dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 22 novembre 2019.
Attenzione: l’obbligo riguarda solo le fatture emesse a pazienti privati (persone fisiche). Non devi trasmettere le fatture emesse a studi, centri medici, RSA, assicurazioni sanitarie o altri enti con partita IVA.
La grande novità del 2026: dall’invio semestrale a quello annuale
Come funzionava prima (fino al 2024)
Fino al 2024, l’invio dei dati al Sistema TS seguiva una cadenza semestrale:
- Primo semestre (gennaio – giugno): invio entro il 30 settembre
- Secondo semestre (luglio – dicembre): invio entro il 31 gennaio dell’anno successivo
Questo significava due scadenze da ricordare e due invii separati durante l’anno.
Come funziona adesso (dal 2025)
L’articolo 5 del Decreto Legislativo 81/2025 ha modificato l’articolo 12 del D.Lgs. 1/2024, introducendo la cadenza annuale per l’invio dei dati. Questo significa:
- Un solo invio all’anno: tutte le fatture dell’anno vanno trasmesse insieme
- Un’unica scadenza: il 31 gennaio dell’anno successivo
- Meno stress: non devi più ricordarti due appuntamenti
La scadenza del 30 settembre 2025 per il primo semestre è stata ufficialmente cancellata, come confermato dall’Agenzia delle Entrate con FAQ del 24 settembre 2025.
Le scadenze da segnare per il 2026
Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 29 ottobre 2025 ha fissato il calendario ufficiale. Ecco le date fondamentali:
- 2 febbraio 2026: Scadenza invio dati spese sanitarie 2025 (il 31 gennaio cade di sabato, quindi slitta al lunedì)
9 febbraio 2026: Ultimo giorno per correggere errori senza sanzioni (il 7 febbraio cade di sabato, quindi slitta al lunedì)
10 feb – 8 mar 2026: Periodo per l’opposizione dei pazienti all’invio dati all’Agenzia delle Entrate
3 aprile 2026: Ultimo giorno per ravvedimento con sanzione ridotta (3,70€ a documento)
3 maggio 2026: Ultimo giorno per ravvedimento entro 90 giorni (11,11€ a documento)
30 aprile 2026: Disponibilità dichiarazione dei redditi precompilata
Importante: la scadenza ufficiale è il 31 gennaio di ogni anno, ma nel 2026 cade di sabato. Per questo motivo, il termine slitta automaticamente al primo giorno lavorativo successivo, cioè lunedì 2 febbraio 2026.
Le sanzioni: cosa rischi se non invii o sbagli
Il quadro sanzionatorio è definito dall’articolo 3, comma 5-bis del Decreto Legislativo 175/2014. Le sanzioni sono piuttosto severe.
Sanzione base:
- 100€ per ogni documento non inviato, inviato in ritardo o con errori
- Massimale annuo: 50.000€ (corrispondente ai primi 5.000 documenti errati)
- Nessun cumulo giuridico: ogni fattura sbagliata genera una sanzione autonoma
Esempio pratico: se hai emesso 50 fatture nel 2025 e non le invii, rischi una sanzione di 5.000€ (50 × 100€).
Come ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso
Fortunatamente, puoi ridurre significativamente le sanzioni se ti accorgi dell’errore e lo correggi in tempo. A partire dal 1° gennaio 2026 si applicano i nuovi coefficienti di riduzione previsti dall’articolo 14 del D.Lgs. 173/2024:
Entro 5 giorni dalla scadenza: 0€ → Data limite: 9 febbraio 2026
Entro 60 giorni dalla scadenza: 3,70€ → Data limite: 3 aprile 2026
Entro 90 giorni dalla scadenza: 11,11€ → Data limite: 3 maggio 2026
Oltre 90 giorni: 12,50€ → Fino alla dichiarazione
- Senza ravvedimento:100€
Come funziona il calcolo: entro 60 giorni, la sanzione base di 100€ viene ridotta a 1/3 (33,33€), e poi ulteriormente ridotta a 1/9 con il ravvedimento operoso = 3,70€ a documento.
L’opposizione del paziente: cosa devi sapere
Il paziente ha il diritto di opporsi alla trasmissione dei propri dati sanitari all’Agenzia delle Entrate. Questo significa che le sue spese non verranno inserite nella dichiarazione precompilata.
Quando il paziente può opporsi:
- Al momento dell’emissione della fattura: il paziente può chiederti verbalmente di non trasmettere i dati. In questo caso devi annotare sulla fattura una dicitura specifica.
- Successivamente online: dal 10 febbraio all’8 marzo 2026, il paziente può accedere al portale Sistema TS con SPID o CIE e selezionare le singole spese da escludere.
- Tramite Agenzia delle Entrate: dal 1° ottobre 2025 al 2 febbraio 2026, contattando l’AdE via email o telefono.
Importante: anche se il paziente si oppone, tu devi comunque trasmettere la fattura al Sistema TS, ma senza indicare il codice fiscale. Sulla fattura devi riportare la dicitura: “Fattura trasmessa al Sistema TS senza indicazione del Codice Fiscale per opposizione dell’assistito ai sensi art. 3 DM 31/07/2015”.
Come trasmettere i dati al Sistema TS
Hai diverse opzioni per trasmettere i dati delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria:
Inserimento manuale sul portale → Puoi accedere al portale www.sistemats.it con SPID, CIE o credenziali specifiche e inserire manualmente i dati di ogni fattura. È gratuito ma richiede tempo.
Invio tramite software gestionale → Molti software gestionali per fisioterapisti permettono l’invio automatico dei dati al momento dell’emissione della fattura. Con FisioDesk, ad esempio, l’invio è completamente automatizzato: ogni volta che emetti una fattura a un paziente privato, i dati vengono trasmessi al Sistema TS senza che tu debba fare nulla.
Invio massivo tramite file → Per chi ha molte fatture, è possibile preparare un file XML con tutti i dati e caricarlo sul portale. Richiede competenze tecniche.
Novità 2026: non sei obbligato ad aspettare la scadenza del 2 febbraio. Puoi trasmettere i dati in modo progressivo durante tutto l’anno, man mano che emetti le fatture. Questo approccio riduce il rischio di errori e distribuisce il carico amministrativo.
6 consigli pratici per non sbagliare
- Non aspettare l’ultimo giorno. Il 2 febbraio 2026 il portale sarà intasato. Inizia a preparare i dati con anticipo.
- Controlla i codici fiscali. L’errore più comune è sbagliare il codice fiscale del paziente. Verifica sempre prima di trasmettere.
- Usa la data di pagamento. Per determinare a quale anno appartiene la fattura, conta la data di pagamento, non quella di emissione.
- Scegli pagamenti tracciabili. Per permettere ai pazienti di detrarre la spesa, devono pagare con strumenti tracciabili (carta, bonifico, assegno). Non contanti.
- Conserva le ricevute. Tieni traccia delle opposizioni dei pazienti, annotandole sia sulla tua copia che su quella del paziente.
- Automatizza dove possibile. Un gestionale che invia automaticamente i dati al Sistema TS ti fa risparmiare tempo e riduce gli errori.
Cosa succede ai tuoi dati
A partire dal 2025, il Sistema TS rende disponibili all’Agenzia delle Entrate le funzionalità per consultare i dati di dettaglio delle spese sanitarie. Tuttavia, questa consultazione è consentita esclusivamente per le dichiarazioni dei redditi selezionate per il controllo formale (art. 36-ter del DPR 600/1973).
I dati per i quali il contribuente ha manifestato opposizione non sono visibili nemmeno ai funzionari dell’Agenzia delle Entrate.
In sintesi
Il passaggio dall’invio semestrale a quello annuale rappresenta una semplificazione per i fisioterapisti: meno scadenze da ricordare e più flessibilità nella gestione. Tuttavia, è fondamentale non sottovalutare l’adempimento: le sanzioni sono salate e si applicano a ogni singola fattura.
La buona notizia? Hai tempo fino al 9 febbraio 2026 per correggere eventuali errori senza pagare nulla. E se usi un gestionale come FisioDesk, non devi preoccuparti di niente: l’invio avviene automaticamente ogni volta che emetti una fattura.
Riferimenti normativi
- Decreto Legislativo 81/2025 (G.U. n. 134 del 12 giugno 2025) – Art. 5
- Decreto MEF 29 ottobre 2025 (G.U. n. 261)
- Decreto Legislativo 175/2014 – Art. 3, comma 5-bis (sanzioni)
- Decreto Legislativo 173/2024 – Art. 14 (ravvedimento operoso)
- FAQ Agenzia delle Entrate del 24 settembre 2025
- Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 22/E del 23 maggio 2022
